GEC & GED · Pour les collectivités et administrations

Traiter les demandes de vos administrés dans les délais impartis

Courriers, courriels, appels et demandes déposées sur le portail arrivent dans un flux unique. Les tâches sont réparties entre vos services, validées selon vos parapheurs et suivies jusqu'à leur terme.

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LA-GEC
Affecté au service

urbanisme
Tâche affectée
service urbanisme
En attente de visa
chef de service
Sans LA-GEC, chez vous aujourd'hui

Vous ne voyez jamais l'ensemble : chaque service gère sa part, le reste vous échappe

Courriers d'administrés, saisines, urbanisme, associations : le flux se disperse entre vos services. Chacun tient ses échéances de son côté, et la direction ne dispose d'aucune vue transverse fiable.

Une demande circule chez vous sans propriétaire clair

Accueil, secrétariat, services techniques, boîtes génériques : la même demande peut passer de main en main sans que personne n'en soit clairement responsable.

Avec LA-GEC

Un flux unique, horodaté à la réception, affecté nominativement au service compétent. Le reste-à-faire de chaque direction est visible en temps réel.

Vos délais réglementaires vivent dans des tableaux séparés

Chaque type de demande a ses propres délais, suivis sur des tableurs ou des agendas personnels. Un oubli, et c'est la collectivité qui est exposée.

Avec LA-GEC

Vous paramétrez le délai propre à chaque catégorie de demande. L'échéance est posée dès l'arrivée et le service concerné est alerté avant son terme.

Un contentieux vous oblige à reconstituer le dossier à la main

Réclamation ou contentieux : il faut recoller date d'arrivée, mails, visas et pièces à partir de plusieurs sources : souvent sous la pression du délai.

Avec LA-GEC

Date d'arrivée, affectation, visas, réponse envoyée et pièces jointes sont réunis dans un même dossier, retrouvable en quelques secondes.

Le poste de pilotage des services

LA-GEC vous donne enfin la vue transverse : qui traite quoi, pour quand

LA-GEC réunit dans un même espace les demandes reçues et le travail qu'elles génèrent. Chaque élément devient une tâche affectée à un agent ou à un service, datée et suivie jusqu'à sa clôture.

Attribution par direction, par service ou par agent
Charge de travail, retards et priorités consultables en un écran
Délégations automatiques pendant les congés et les absences
Matrice d'Eisenhower pour arbitrer urgence et importance
Indicateurs de délai compatibles avec une démarche qualité
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app.la-gec.com - Tableau de bord
Tableau de bord LA-GEC : demandes en cours, retards et charge par service

Les demandes en cours, les échéances proches et la charge de chaque service sur un même écran.

Collaborateur numérique

Recrutez Hugo

Hugo est un collaborateur numérique : il peut traiter les demandes de A à Z (lecture, rattachement au service, réponse, relance) avec supervision humaine. Vous réglez jusqu'où il peut aller ; rien n'est actif par défaut.

Distinct de l'Assistant IA (outil à la demande dans LA-GEC). Hugo agit en continu sur le flux, sous vos règles.

Voir comment il travaille
Hugo, collaborateur numérique pour les collectivités
LA-GEC Hugo Collaborateur numérique Collectivités
Circuits de validation

Avec LA-GEC, chaque réponse suit le parapheur que vous avez défini

Vous définissez qui valide quoi, et dans quel ordre : le chef de service, puis le directeur général, puis l'élu délégué lorsque la nature de la demande l'exige. Le circuit s'applique automatiquement selon la catégorie.

Circuits construits visuellement, sans développement
Validation à un ou plusieurs niveaux, avec suppléant désigné
Parapheur électronique : chaque valideur retrouve au même endroit tout ce qui attend son visa
Relance automatique du valideur avant l'échéance
Signature électronique intégrée, avec archivage automatique
Traçabilité complète : chaque visa est daté et conservé
app.la-gec.com - Parapheur
Parapheur LA-GEC : visas et signatures en attente, circuit et signataire pour chaque document

La réponse est préparée, visée par les bonnes personnes, puis signée et archivée sans ressaisie.

Aide au traitement

LA-GEC pose le risque et prépare la réponse avant même que l'agent ouvre la demande

Quand l'agent ouvre une demande, l'essentiel est déjà posé : ce que la demande engage pour la collectivité, le délai qui s'y applique, les tâches à prévoir et un projet de réponse rédigé à partir de vos modèles et des dossiers précédents. Il relit, ajuste, transmet au visa.

Niveau de risque affiché sur trois axes : juridique, budgétaire et délais
Projet de réponse rédigé, appuyé sur vos modèles et sur les pièces du dossier
Tâches proposées pour la suite : avis d'un service, pièce complémentaire à demander, passage en commission
Rappel avant chaque échéance, au responsable de la demande puis à son supérieur
Chaque proposition reste relue et validée par une personne avant d'être suivie
app.la-gec.com - Analyse détaillée d'une demande
Analyse détaillée d'une demande dans LA-GEC : niveau de risque, échéance et réponse proposée

Le détail d'une analyse : ce que la demande engage sur le plan juridique, budgétaire et respect des délais, et la réponse proposée.

Gestion documentaire intégrée

LA-GEC range documents, versions et échéances là où vivent déjà vos demandes

Arrêtés, délibérations, conventions, marchés, attestations : chaque pièce reste rattachée au dossier, au service et à la demande d'origine. LA-GEC conserve l'historique des versions, surveille les dates de validité et relance de lui-même ceux qui doivent fournir un document, y compris à l'extérieur de vos services.

Versionnement : chaque modification conserve la version précédente, son auteur et sa date
Date de validité sur un document, avec rappel automatique avant expiration
Relance automatique des tiers extérieurs : un titulaire de marché dont l'attestation de vigilance arrive à échéance, une association qui doit renvoyer ses comptes, un agent dont l'habilitation expire
Registre des documents par service, avec ce qui est valide, ce qui expire et ce qui manque
app.la-gec.com - Bibliothèque de documents
Gestion documentaire LA-GEC : documents, tags et statuts de validité (expire bientôt, expiré)

Chaque document porte ses tags et son statut de validité : la recherche remonte ce qui expire et ce qui a expiré.

Retrouver une demande en quelques clics

Recherche par expéditeur, par catégorie, par période, par référence ou par mot contenu dans une pièce jointe. Les filtres se combinent et se conservent comme vues.

Gestion fine des droits

Les droits se définissent par profil, par service et par catégorie de demande, jusqu'au document : consultation, modification, validation, envoi.

IA intégrée, en circuit fermé

Les données personnelles sont pseudonymisées avant tout traitement, et l'IA s'appuie sur vos propres contenus par un RAG. Vos dossiers ne servent pas à entraîner un modèle.

Gestion de la relation usager

LA-GEC offre à vos administrés un portail pour déposer et suivre (sans appeler l'accueil)

Un portail public aux couleurs de la collectivité, ouvert jour et nuit : l'usager dépose une demande, signale un désordre sur la voirie avec photo et géolocalisation, joint ses pièces, puis consulte l'avancement sans appeler l'accueil. Chaque dépôt arrive directement dans LA-GEC, affecté au service compétent.

Démarches personnalisées, créées sans code
Signalements géolocalisés avec photos et pièces jointes
Suivi par référence ou par compte usager, notifications automatiques
Terminologie adaptable : citoyen, usager, adhérent
Mesure de la satisfaction à la clôture de la demande
Découvrir le portail citoyen
Portail usager - dépôt d'une demande
Dépôt d'une demande sur le portail citoyen LA-GEC

Moins de sollicitations à l'accueil : l'usager consulte l'avancement de sa demande en autonomie.

Assemblées & Décisions

LA-GEC relie la demande reçue à l'acte exécuté, sans rupture de traçabilité

LA-GEC assure la continuité entre la demande reçue et la décision prise : inscription à l'ordre du jour, convocation, délibération, notification et transmission au contrôle de légalité. Chaque étape est horodatée et rattachée au dossier d'origine.

Ordre du jour constitué à partir des dossiers en instance
Convocations et notes de synthèse transmises et tracées
Séance tenue même sans réseau, synchronisation automatique
Délibérations rattachées à la demande initiale
Notification, transmission et suivi d'exécution tracés
app.la-gec.com - Préparation d'une séance
Préparation d'une séance et suivi des décisions dans LA-GEC

Le lien entre une délibération et la demande qui l'a motivée reste consultable à tout moment.

Applications métier

LA-GEC calcule vos redevances et vos subventions, avec des modèles prêts à l'emploi

Deux applications métier sont fournies pour les collectivités : la redevance d'occupation du domaine public et la subvention aux associations. Vous les adaptez à votre délibération tarifaire ou à votre règlement d'attribution, à l'écran et sans développement, puis vous les utilisez directement sur le dossier de la demande.

Tarifs, coefficients et plafonds modifiables pour coller à vos délibérations
Cas de test fournis pour vérifier vos calculs avant la mise en service
Montants, en chiffres et en lettres, repris dans vos arrêtés et courriers Word, sans ressaisie
Validation déclenchée selon le montant, et estimation possible pour l'usager sur le portail
Voir les applications métier
Modèle fourni

Redevance d'occupation du domaine public

Terrasse ouverte ou fermée, étalage, échafaudage, kiosque : la redevance annuelle est calculée au m² selon le type d'occupation.

Coefficient de zone et abattement par tranche de surface
Prorata de la durée, exonération et minimum de perception
Redevance due en lettres et date de fin d'occupation
Modèle fourni

Subvention aux associations

Le montant proposé part du besoin de financement : coût du projet moins les financements déjà acquis.

Taux selon le type de projet, bonus en quartier prioritaire
Plafond selon le nombre de bénéficiaires
Échéancier acompte et solde, date limite de justification

Également dans le catalogue : Devis et Ticket support. Vous pouvez aussi créer vos propres applications.

Ne pas confondre

Assistant IA ou Hugo ?

L'Assistant IA analyse à la demande. Hugo, collaborateur numérique, traite le flux en continu de A à Z, avec supervision humaine.

Recruter Hugo Découvrir l'Assistant IA
app.la-gec.com - Analyse d'une demande
Analyse d'une demande par l'Assistant IA dans LA-GEC
Commande publique

Un achat compatible avec vos procédures

Le montant d'un abonnement se situe en deçà des seuils de dispense de publicité et de mise en concurrence préalables.

Seuil de dispense

Le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence préalables s'établit à 60 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services (article R2122-8 du Code de la commande publique).

Besoin innovant

Pour les marchés répondant à un besoin innovant, ce seuil est porté à 100 000 € HT (article R2122-9-1 du même code). Cette qualification relève de l'appréciation de l'acheteur.

Pièces du dossier

Devis détaillé, modèle de délibération, note de qualification de l'achat, contrat de sous-traitance RGPD et plan d'assurance sécurité, transmis sur demande.

Il appartient à l'acheteur de vérifier les montants en vigueur à la date d'engagement de la consultation.
Demander le dossier Consulter les tarifs
Réversibilité

Vos données restent les vôtres

Les données produites et collectées par la collectivité lui appartiennent. Les conditions de leur restitution et de leur effacement sont définies au contrat.

Export en formats ouverts

Demandes, dossiers et métadonnées restitués dans des formats ouverts et réutilisables.

Assistance à la restitution

Nos équipes accompagnent l'opération, sans facturation supplémentaire.

Fenêtre d'un mois

Les données sont conservées un mois après le terme du contrat, puis effacées.

Effacement documenté

Procédure écrite et registre des effacements tenu à jour.

logo LA-GEC

Parlons de votre collectivité

Présentation de la solution sur vos propres cas d'usage, avec une estimation adaptée à votre volume de courrier et aux services concernés.

Demander une démo contact@la-gec.com
Bien plus qu'un logiciel GEC et GED

Vos agents décident. Alicia traite.

LA-GEC va bien plus loin que la GEC et la GED classiques : son agent IA Alicia prend en charge les demandes répétitives — qualification, accusé de réception, demande de pièces complémentaires, relance — selon les règles et délais réglementaires que vous définissez. Vos agents conservent le contrôle total, avec une traçabilité complète exigée pour la conformité CRPA et RGPD.

Délais CRPA (2 mois), CADA (1 mois), RGPD (1 mois) — surveillés et alertés
Alicia qualifie et oriente sans intervention manuelle
Décision humaine préservée — supervision à chaque étape
Découvrir Alicia
Alicia — traitement en cours
Demande reçue : demande de document d'urbanisme
Service urbanisme · Mairie de Saint-Exemple
Qualifiée : CADA — délai 1 mois
Affectée au responsable urbanisme
Accusé de réception envoyé à l'administré
Traçabilité CRPA · sous contrôle humain

LA-GEC pour les collectivités et administrations — l'essentiel

LA-GEC implémente nativement la Gestion de la Relation Usager (GRU) pour les mairies, collectivités territoriales, départements et régions. Courriers, emails, appels et demandes déposées sur le portail citoyen arrivent dans un flux unique, rattachés au bon dossier, avec délais réglementaires surveillés automatiquement : recours gracieux (2 mois, CRPA), CADA (1 mois), accès aux données personnelles RGPD (1 mois).

Compatible Qualiville® pour le pilotage de la qualité de service. Portail citoyen en marque blanche inclus. Déploiement en quelques jours, SaaS 100% français (Scaleway, ISO/IEC 27001). En savoir plus sur le portail citoyen (GRU) →