Gérez les demandes entrantes, répartissez le travail, mesurez vos flux
LA-GEC centralise tout ce qui arrive, affecte et suit les tâches qui en découlent, puis vous montre vos volumes et vos délais par catégorie, par service et par utilisateur. Les modules relation usager, projet et assemblée s'y rattachent.
Recevoir les demandes, répartir le travail, mesurer les flux
C'est ce que LA-GEC fait en premier : centraliser tout ce qui arrive, faire travailler vos équipes ensemble sur chaque demande, suivre les tâches jusqu'à leur clôture, analyser vos flux et sortir vos statistiques par catégorie, par service et par utilisateur. Le CRM, la gestion documentaire et les circuits de validation sont au même endroit.
Un seul hub pour gérer tous vos dossiers
Courriers, emails, appels, visites, documents, tâches et contacts convergent dans une interface unique. LA-GEC combine une GEC, une GED, un CRM, un outil de pilotage de projet (Kanban, planification Gantt, budget) et un suivi de l'efficacité des tâches pour savoir quoi reproduire, corriger ou arrêter.
Vision claire et immédiate de chaque affaire
Travaillez ensemble, sans friction
Discussions liées au dossier, notes internes, notifications d'équipe. Moins d'emails internes, plus de coordination efficace.
« On sait toujours où en est chaque dossier, qui s'en occupe et ce qu'il reste à faire. »
Suivi de bout en bout
À traiter, en cours, terminé : en temps réel.
Historique complet des actions horodatées.
Plus de mails perdus ni de « Tu t'en occupes ? » dans les couloirs.
chez vous
sur vos propres chiffres
LA-GEC compte les demandes traitées, les délais tenus et le temps passé par catégorie. Vous constatez le gain sur votre activité plutôt que sur une moyenne annoncée.
Traitement accéléré au quotidien
Repérez les blocages et améliorez vos processus internes
L'analyse des demandes ne sert pas seulement à compter : elle montre où le travail ralentit, quelles étapes saturent et quels circuits gagneraient à être revus. Volumes, délais, échéances et charge par collaborateur deviennent des leviers pour corriger les points de friction, pas seulement des chiffres à présenter.
- Par catégorie de demande : ce qui arrive le plus souvent, ce qui prend le plus de temps à traiter
- Par service : volumes traités, demandes en attente, délai moyen, retards
- Par utilisateur : charge en cours, demandes clôturées sur la période, échéances tenues
- Analyse des flux : d'où viennent les demandes, par quel canal, à quelle période de l'année
- Export Excel et PDF pour vos revues de pilotage et vos démarches qualité
Les mêmes indicateurs se déclinent par catégorie, par service et par utilisateur.
Sur douze mois, vous voyez vos pics d'activité, l'évolution du taux de réponse et l'âge des demandes encore ouvertes.
Mesurez ce qui fonctionne vraiment après l'exécution
LA-GEC ne s'arrête pas au statut Terminé. Vous pouvez planifier une évaluation quelques jours après la fin d'une tâche pour vérifier si l'action a été efficace, partiellement efficace, inefficace ou non mesurable. C'est une fonctionnalité clé pour améliorer l'efficacité dans l'entreprise sur toutes les tâches liées aux dossiers, projets et actions de suivi.
- Planifiez l'évaluation après complétion, avec l'évaluateur de votre choix : responsable, chef de service, créateur ou autre référent
- Capturez les causes d'inefficacité, les commentaires utiles et les recommandations à appliquer sur les prochaines tâches
- Analysez vos résultats par service, projet ou collaborateur pour repérer les bonnes pratiques et les points de blocage
- Exportez vos évaluations en PDF ou Excel pour vos revues de pilotage, démarches qualité et suivis ISO 9001
Un CRM intégré : chaque contact avec tout son historique
Le CRM fait partie de la plateforme : fiches contacts et entreprises, échanges liés à chaque contact visibles en un clic, champs adaptés à votre métier. Planifiez des campagnes de relance (appels, tâches, séquences) sur vos filtres CRM. Moins de recherches, plus de contexte.
Entreprise XYZ · 12 échanges
Tous les échanges liés à ce contact sont accessibles en un clic.
Construisez vos workflows visuellement
Basée sur le principe standard Déclencheur → Condition → Action, la configuration des automatisations est accessible à tous (sans écrire une ligne de code).
Déclencheur
L'événement qui lance le workflow
Condition
Filtre qui précise quand agir
Action
Ce que LA-GEC exécute automatiquement
Email entrant reçu, non attribué depuis 2h
Catégorie = Réclamation ET Urgence = Haute
Attribuer au responsable + notifier par email + statut → Urgent
Signez sans quitter la plateforme
Envoyez, suivez et validez les documents à signer directement dans LA-GEC. Circuit complet de la réception à la validation officielle.
Documents : tout au même endroit
Modèles Word/PDF, édition en ligne, pièces jointes centralisées (sans disperser vos fichiers sur des dizaines de postes).
- Versions dispersées sur les postes
- Pièces jointes introuvables
- Édition hors de l'outil
- Doublons et incohérences
- Modèles Word/PDF centralisés
- Édition en ligne collaborative
- PJ attachées au dossier
- Historique des versions
Retrouvez en quelques secondes
Classement par dossiers, catégories et services. Filtres rapides, archivage structuré. Le bon document au bon moment.
La matrice Eisenhower
intégrée à vos courriers
Chaque courrier est tag par son niveau d'importance et sa date limite. L'urgence se calcule automatiquement chaque jour : vous définissez le seuil (ex. : « Date limite −27 jours ») et LA-GEC bascule le courrier dans le bon quadrant sans intervention manuelle.
- Importance tagée manuellement (Oui / Non)
- Urgence calculée automatiquement selon la date limite paramétrée
- Textes de chaque quadrant personnalisables (« À déléguer », « À répondre urgemment »…)
- Retrouvez instantanément tous les courriers d'un quadrant par filtre ou tableau de bord
Absences et délégations filtrées
Déclarez une absence et configurez des délégations précises : les dossiers, projets et signatures concernés sont réaffectés automatiquement au bon collègue, selon des règles filtrées (type d'élément, catégorie, échéance…). À votre retour, la restitution peut être planifiée.
- Planification : absence programmée, activation et clôture automatiques aux dates choisies
- Règles filtrées : déléguez seulement certains types (courriers, e-mails, appels, projets…) ou catégories
- Parapheur inclus : la délégation de signature suit la même période d'absence
- Traçabilité : chaque réaffectation est journalisée ; restitution optionnelle en fin d'absence
Complément Outlook : transmettre un mail dans LA-GEC sans quitter votre messagerie
Installez le complément Outlook de LA-GEC et transformez un email en dossier directement depuis votre boîte de réception. Vous renseignez en quelques secondes le responsable de traitement, la catégorie et la date limite de traitement : le message et ses pièces jointes sont envoyés dans la solution, avec une traçabilité identique aux autres canaux.
- Affectation claire dès l’envoi : le bon interlocuteur est désigné dans LA-GEC
- Classement cohérent grâce aux catégories de votre instance
- Échéance visible tout de suite pour le pilotage et les rappels
Complète l’import automatique IMAP : réception centralisée d’un côté, saisie volontaire depuis Outlook de l’autre.
Contrôle total des accès
Droits par utilisateur, service ou rôle. Accès limité selon les responsabilités. Traçabilité complète des actions. Maîtrise des données et conformité RGPD facilitée.
LA-GEC s'adapte à vous
Champs personnalisés, workflows configurables, priorités et délais paramétrables. L'outil épouse vos processus, pas l'inverse.
Champs sur mesure
Ajoutez les champs propres à votre métier (sans développement).
Workflows modulables
Configurez les étapes de traitement selon vos procédures internes.
Priorités & délais
Définissez des SLA par catégorie, service ou type de demande.
Quelques écrans
Le flux entrant : chaque demande avec son responsable, sa catégorie et son échéance.
La recherche porte sur les demandes, les tiers et le contenu des pièces jointes.
Le tableau de bord : charge par collaborateur, retards et priorités du jour.
Ils se greffent sur le socle quand vous en avez besoin
Chacun s'active séparément et reste rattaché aux demandes d'origine.
- Portail relation usager (GRU) : dépôt et suivi des demandes en ligne
- Module projet : dossiers qui durent, avec Kanban, planning et budget
- Module assemblée : convocation, séance et procès-verbal
Un portail en ligne pour recevoir et suivre les demandes de vos usagers
Ouvrez un portail public en marque blanche où vos usagers, clients ou adhérents déposent leurs demandes et suivent leur avancement en toute autonomie. Chaque demande arrive directement dans LA-GEC, prête à être traitée par le bon service. Les démarches se construisent sans code et la terminologie s'adapte à votre organisation : citoyen, client ou adhérent.
- Catalogue de démarches classées par catégorie : signalement, réclamation, demande d'acte, demande de renseignements…
- Formulaires personnalisés multi-étapes avec pièces jointes (PDF, images) et logique conditionnelle
- Suivi en autonomie par numéro de référence et lien sécurisé, ou via un compte usager (« Mes demandes »)
- Échanges de messages avec l'usager, demande de compléments et notifications d'avancement par email
- Signalements géolocalisés avec détection des doublons à proximité, et enquête de satisfaction à la clôture
- Marque blanche : logo, couleurs, message d'accueil et affectation automatique au service concerné
Option activable selon votre offre : terminologie usager, client ou adhérent
Dossiers & projets structurés
Regroupez courriers, emails, appels et tâches internes dans un même dossier ou projet. Pilotez l'exécution en Kanban, planifiez les enchaînements en diagramme de Gantt (dépendances, jalons), suivez les coûts et travaillez en équipe sur une même affaire. Le dossier porte à la fois les pièces et le travail à faire.
Pilotage de projet intégré à votre activité
Courriers, emails, appels, visites et tâches internes peuvent chacun déclencher un projet ou être rattachés à un projet existant. Pilotez l'exécution en Kanban, planifiez les enchaînements en diagramme de Gantt et suivez les coûts : le tout depuis le dossier, sans changer d'outil.
- Un échange ou une tâche peut créer automatiquement un projet avec les actions associées (via vos workflows)
- Rattachez un courrier, un email ou un appel à un projet en cours en un clic
- Kanban configurable : colonnes, étiquettes, assignation, échéances et checklists
- Planification Gantt : dates, durées, dépendances entre tâches et jalons de projet
- Suivi budgétaire : coûts planifiés, engagés et réels par tâche ou élément
- Vision complète : projet + tous les échanges liés, au même endroit
Gestion des assemblées et procès-verbaux
Préparez, conduisez et clôturez vos séances d'assemblée dans LA-GEC : ordre du jour, présences, amendements et procès-verbal. Pendant la séance, la dictée au micro produit un projet de transcription que vous relisez et validez (sans ressaisir le débat à froid).
- Séances : planification, typologie, lieu, statut et conduite de séance
- Dictée : enregistrement micro par segments, projet de transcription à valider manuellement
- Procès-verbal : brouillon, relecture, validation puis arrêt du PV conforme au cadre réglementaire
- Présences & amendements : suivi des participants et des propositions au fil de la séance
Ce qui vient en plus, selon les métiers
Les campagnes CRM, le publipostage et les cartes mentales sont disponibles pour les organisations qui en ont l'usage. Ils s'ajoutent au socle, selon l'organisation.
Campagnes CRM
Relances ciblées par SMS, e-mail ou tâche, sur vos filtres de contacts.
Publipostage
Un modèle Word, une liste de contacts, des PDF nominatifs prêts à imprimer.
Cartes mentales
Préparez un dossier, un ordre du jour ou une réorganisation sous forme de carte mentale, puis transformez ses branches en tâches affectées.
Relances planifiées et équipes terrain, sans application bureau
Les campagnes CRM ciblent vos contacts (filtres sur champs natifs ou personnalisés) pour leur envoyer des SMS ou des e-mails.
Ce module permet également de déclencher des tâches destinées à vos utilisateurs, y compris ceux qui n'ont pas accès à LA-GEC. Ils reçoivent un lien sécurisé avec les actions à réaliser ; tout est synchronisé avec la plateforme.
- Envois SMS ou e-mail aux contacts, avec anti-doublon par période
- Tâches pour vos équipes, même sans compte LA-GEC : liste du jour, saisie et validation via le lien
- Actions et commentaires synchronisés dans LA-GEC : le bureau suit l'avancement sans relancer le terrain
Générez vos courriers personnalisés en masse
À partir d'un modèle Word et d'une liste de contacts CRM, LA-GEC produit un courrier personnalisé pour chaque destinataire. Les variables de fusion ({{contact.nom}}, {{contact.adresse}}, {{compte.nom}}…) sont remplacées automatiquement, y compris vos champs personnalisés, puis chaque document est converti en PDF prêt à imprimer.
- Ciblage par filtres CRM : sélectionnez vos destinataires sur les mêmes critères que les campagnes (champs natifs ou personnalisés)
- Détection automatique des variables du modèle et contrôle des contacts incomplets avant génération
- Options d'impression : recto ou recto/verso, PDF unique ou lots de 250, feuille de bord et impression test pour caler la zone d'adresse
- Suivi par destinataire : statut généré, « imprimé » et « expédié », historique consultable depuis chaque fiche contact
Partout, sans installation
Aucun déploiement complexe. Accès depuis n'importe quel navigateur : PC, mobile, tablette. Données isolées par organisation. Déploiement rapide, usage immédiat.