FAQ — LA-GEC

LA-GEC regroupe plusieurs modules complémentaires :

Gestion des échanges — Courriers, emails, appels et visites centralisés. Attribution, transfert, rappels, favoris et traçabilité complète.
Pilotage de projet (Kanban, Gantt, budget) — Chaque échange ou tâche peut déclencher un projet ou être rattaché à un projet existant.
CRM Contacts — Carnet d'adresses enrichi, historique complet des échanges par contact, champs personnalisés.
Campagnes CRM — Relances planifiées, SMS avec lien « Ma journée », appels et commentaires depuis une page mobile sans compte utilisateur.
Workflows automatisés — Règles Déclencheur → Condition → Action, sans code.
Efficacité des tâches — Évaluations après exécution, causes d'inefficacité, recommandations et tableaux de bord.
Signature de documents — Intégrée aux dossiers, suivi en temps réel, archivage automatique.
Gestion des droits — Droits fins par utilisateur, service ou rôle.
Pilotage qualité — Tableaux de bord, temps de réponse, compatible Qualiville®.
Recherche avancée — Recherche globale ou par critères multiples.

LA-GEC s'adapte à toutes les organisations. Quelle que soit la taille, vous pouvez utiliser LA-GEC. Plusieurs briques peuvent être déportées sur vos propres serveurs (fichiers, base de données, front-end). Seul le moteur de l'application reste sur les serveurs LA-GEC.

Aucune installation nécessaire. LA-GEC est une application SaaS entièrement hébergée sur nos serveurs. Un simple navigateur web suffit — depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

La matrice Eisenhower est un outil de priorisation intégré directement dans LA-GEC. Elle classe automatiquement chaque courrier dans l'un des 4 quadrants en combinant deux dimensions :

• L'importance : tagée manuellement sur le courrier (Oui / Non)
• L'urgence : calculée automatiquement chaque jour en fonction de la date limite

Le texte de chaque quadrant est personnalisable par votre organisation.

Chaque courrier peut avoir une date limite (date de réponse attendue). Vous paramétrez un seuil d'urgence : par exemple « Date limite −7 jours ».

Chaque nuit, LA-GEC recalcule automatiquement l'urgence de tous les courriers en attente :

• Si la date limite est encore loin → courrier classé Pas urgent
• Dès que la date limite est à moins de 7 jours → courrier bascule automatiquement en Urgent

Depuis l'interface d'administration, vous pouvez remplacer les textes par défaut des 4 quadrants par vos propres formulations métier :

• Urgent + Important → ex. « À répondre urgemment », « Traitement immédiat »
• Pas urgent + Important → ex. « Planifier », « A traiter cette semaine »
• Urgent + Pas important → ex. « A décaler », « Transmettre »
• Pas urgent + Pas important → ex. « A déléguer », « Archiver »

Ces textes apparaissent ensuite sur les courriers et dans les filtres du tableau de bord, permettant à chaque collaborateur de retrouver instantanément tous les courriers d'un quadrant.

Oui, de plusieurs façons :

• Filtres rapides : filtrez la liste des courriers par quadrant (urgent+important, etc.) en un clic
• Tableau de bord utilisateur : affichage des courriers groupés par quadrant Eisenhower
• Recherche avancée : combinez urgence + importance + catégorie + service pour des listes très ciblées

Un projet peut être créé depuis n'importe quel échange ou tâche. Lorsqu'un courrier, un email, un appel ou une action interne nécessite un suivi multi-étapes ou implique plusieurs intervenants, vous créez un projet directement depuis le dossier — ou rattachez l'échange à un projet existant.

Le tableau Kanban affiche les tâches en colonnes configurables (ex. : À faire, En cours, En attente, Terminé), avec assignation, échéances et checklists. L'onglet Pilotage ajoute un diagramme de Gantt (dates, durées, dépendances, jalons) et un suivi budgétaire (coûts planifiés, engagés et réels).

Les workflows suivent le principe Déclencheur → Condition → Action. Sans écrire une ligne de code, vous définissez des règles métier appliquées automatiquement.

Exemples de déclencheurs : courrier reçu, email entrant, statut modifié, délai écoulé.
Exemples de conditions : catégorie = Réclamation, urgence = Haute, non lu depuis 48h.
Exemples d'actions : attribuer au responsable, notifier, changer le statut, créer une tâche Kanban, demander une signature.

LA-GEC permet de mesurer le résultat réel d'une tâche après son exécution. Une évaluation peut être programmée quelques jours après la fin d'une tâche afin de vérifier si l'action a été efficace, partiellement efficace, inefficace ou non mesurable.

Cette logique s'applique aux tâches liées à vos dossiers, projets et actions de suivi. L'évaluateur désigné peut renseigner un commentaire, les causes d'inefficacité et les recommandations à appliquer ensuite.

L'évaluation mesure à la fois le résultat et le contexte de la tâche. LA-GEC conserve notamment :

• le statut d'efficacité : Efficace, Partiellement efficace, Inefficace ou Non mesurable
• la date de fin, la date prévue d'évaluation et l'évaluateur concerné
• les commentaires, causes d'inefficacité et recommandations de réévaluation ou d'amélioration
• la ventilation par service, projet ou collaborateur dans les tableaux de bord

Le CRM est un carnet d'adresses enrichi, connecté à l'historique de vos échanges. Pour chaque contact vous disposez de ses coordonnées, l'historique de tous les échanges rattachés, les projets liés et les champs personnalisés configurables par votre organisation.

Les campagnes CRM vont plus loin : elles ciblent vos contacts (filtres), planifient des relances (appels, tâches) et peuvent envoyer chaque matin un SMS avec un lien vers une page mobile pour les équipes terrain.

La signature est intégrée aux dossiers LA-GEC. Depuis un courrier ou un projet, vous envoyez une demande de signature. Le signataire est notifié, signe dans l'application, et le document signé est archivé automatiquement avec l'historique du dossier.

Cela évite les allers-retours par email, les impressions inutiles, et garantit une traçabilité complète.

Une campagne CRM cible un ensemble de contacts via des filtres (champs natifs ou personnalisés), planifie des étapes à des dates précises (appel, relance, tâche back-office) et peut envoyer chaque matin un SMS avec un lien vers la page Ma journée.

La page Ma journée affiche la liste des contacts à traiter ce jour-là, avec deux onglets : À faire et Appels passés. Pour chaque contact : numéro à appeler, bouton Appeler, champ de commentaire obligatoire à la validation, bouton Terminer.

Si plusieurs opérateurs partagent la même liste, un contact traité disparaît pour tous après actualisation — évite les doublons d'appels.

Non. Le lien reçu par SMS ouvre une page web légère, sans installation. L'opérateur s'identifie une fois par session (nom ou code défini par l'organisation) — pas besoin d'être utilisateur LA-GEC ni de se connecter à chaque appel.

Les appels et commentaires sont tracés côté organisation : le bureau voit l'avancement en temps réel dans LA-GEC.

Les commentaires saisis après un appel sont enregistrés dans l'historique du contact, visibles depuis la fiche CRM dans LA-GEC — comme toute autre note ou échange rattaché au contact.

Oui. LA-GEC permet de configurer des champs personnalisés sur les contacts (texte, nombre, date, liste, etc.). Ces champs servent aussi de critères dans les filtres de campagnes — par exemple cibler tous les contacts dont « Prochaine livraison » est demain.

Environnements séparés par client : chaque client dispose de répertoires et bases de données propres, isolés des autres clients.
Stockage sur vos serveurs possible : les documents peuvent être hébergés sur votre propre infrastructure.
Backups multiples quotidiens : sauvegardes envoyées sur un NAS inaccessible depuis Internet.
Cryptage de bout en bout : toutes les données transitent en HTTPS chiffré.

Oui, de façon très granulaire. Chaque utilisateur dispose d'un profil avec des droits spécifiques par menu, par fonctionnalité et par type de courrier. Les menus non autorisés sont masqués automatiquement.

1 — Retro-planning : défini en fonction de votre date de démarrage souhaitée.
2 — Formation : pour l'administrateur et les utilisateurs principaux.
3 — Paramétrage : catégories, droits, workflows, matrice Eisenhower… configurés avec vous durant la formation.
4 — Phase Hyper-care : 2 à 4 semaines de suivi prioritaire pour répondre à toutes vos demandes dès le lancement.

Support 100% basé en France, joignable par trois canaux :

L'aide de LA-GEC est contextuelle : elle s'adapte automatiquement à la page sur laquelle vous vous trouvez.

Lorsque vous ouvrez l'aide, vous n'êtes pas redirigé vers un manuel général à parcourir : les informations affichées correspondent directement à la fonctionnalité que vous utilisez à cet instant.

Le complément Outlook LA-GEC vous permet d'envoyer un email directement dans LA-GEC sans quitter Outlook. En un clic sur le bouton « Envoyer dans LA-GEC » du ruban, vous pouvez :

• Créer un nouvel élément de type « Email » dans LA-GEC, avec le contenu complet du mail (corps + pièces jointes) et en choisissant le service destinataire, les catégories, le propriétaire et la date d'échéance.
• Rattacher l'email à un élément existant en le recherchant par ID, sujet ou mots-clés, puis en choisissant le type de document (réponse, document original, etc.).

Le complément fonctionne sur Outlook desktop (ancien et nouveau Outlook Windows/Mac), Outlook Web (OWA) et Outlook mobile.

Deux méthodes d'installation :

1. Depuis Microsoft AppSource (installation individuelle)

• Ouvrir Outlook (desktop ou web)
• Cliquer sur « Obtenir des compléments » ou « Applications » dans la barre d'outils
• Rechercher « LA-GEC »
• Cliquer sur « Ajouter »
• Le bouton « Envoyer dans LA-GEC » apparaît dans le ruban lors de la lecture d'un email

2. Déploiement centralisé par votre administrateur Microsoft 365 (recommandé en entreprise)

• L'administrateur M365 déploie le complément via le Centre d'administration Microsoft 365 → Applications intégrées
• Le complément apparaît automatiquement dans Outlook pour tous les utilisateurs du groupe concerné, sans action de leur part

Au premier usage, un écran de connexion s'affiche dans le panneau latéral :

1. Saisir l'adresse de votre instance LA-GEC (ex. : votre-organisation.la-gec.com). Cette adresse vous a été communiquée par votre administrateur LA-GEC. Elle est mémorisée pour les usages suivants.
2. Se connecter avec votre email et mot de passe habituels, ou via le bouton « Se connecter avec Microsoft » si votre organisation utilise l'authentification SSO Azure AD.

Une fois connecté, la session est maintenue automatiquement (renouvellement silencieux du jeton de sécurité). Vous n'aurez à vous reconnecter que si vous vous déconnectez manuellement ou si votre administrateur révoque votre accès.

1. Ouvrir ou sélectionner l'email à envoyer dans LA-GEC
2. Cliquer sur le bouton « Envoyer dans LA-GEC » dans le ruban Outlook
3. Le panneau s'ouvre avec le résumé de l'email (sujet, expéditeur, date)
4. Choisir le mode :
   — Créer un nouvel élément : sélectionner le service destinataire, éventuellement des catégories, un propriétaire, une date d'échéance et la direction (entrant / sortant).
   — Attacher à un élément existant : saisir des mots-clés pour retrouver l'élément, le sélectionner, puis choisir le type de document.
5. Cliquer sur « Envoyer dans LA-GEC » ou « Attacher dans LA-GEC »
6. Un écran de confirmation s'affiche avec un lien direct vers l'élément créé ou modifié

Vérifications à effectuer dans l'ordre :

• Assurez-vous d'avoir ouvert un email en lecture (le bouton n'apparaît qu'en mode lecture, pas en mode rédaction)
• Vérifiez que le complément est bien installé : Fichier → Gérer les compléments → Mes compléments → la ligne « LA-GEC » doit être présente et activée
• Si le complément est installé mais le bouton absent, essayez de redémarrer Outlook
• Sur Outlook Web : cliquer sur les « … » (plus d'actions) en haut de l'email — le bouton peut être masqué dans le menu « Plus »
• Si le problème persiste, contactez votre administrateur IT ou notre support : contact@la-gec.com

Oui, votre vie privée est totalement protégée.

• Vos identifiants et jetons de session sont stockés uniquement sur votre appareil (dans le stockage local du complément) et ne sont jamais transmis à des tiers.
• Le contenu de vos emails n'est transmis qu'à l'instance LA-GEC de votre organisation (hébergée en France), uniquement lors d'un clic explicite sur le bouton.
• LA-GEC SAS ne reçoit pas et n'analyse pas le contenu de vos emails.
• Aucune donnée n'est partagée avec des tiers, ni utilisée à des fins publicitaires.