FAQ : LA-GEC

Un cabinet de syndic reçoit chaque jour des courriels de copropriétaires, des courriers d'avocats, des devis et des déclarations de sinistre. Le logiciel utile est celui qui rattache chaque demande au bon immeuble et au bon lot, l'affecte à un gestionnaire nommé, prépare la réponse, propose les tâches à effectuer et suit le travail jusqu'à sa clôture.

• Rattachement automatique à l'immeuble, au lot et au copropriétaire concernés
• Attribution nominative et vue de la charge de chaque gestionnaire
• Projet de réponse préparé à partir de vos modèles et de l'historique de l'immeuble
• Tâches à effectuer proposées pour chaque demande, prêtes à être affectées et datées
• Niveau de risque indiqué sur trois axes : juridique, financier et délais
• Délai paramétrable par catégorie de demande, avec rappel avant l'échéance
• Parapheur électronique et circuits de validation avant l'envoi d'une réponse engageante
• Gestion documentaire intégrée : versions successives, date de validité d'un document, relance des tiers qui doivent fournir une pièce
• Recherche permettant de retrouver une demande ou une pièce en quelques clics, et gestion fine des droits
• Portail copropriétaires pour le dépôt et le suivi des demandes en ligne
• Module d'assemblée générale fonctionnant hors connexion

Le logiciel de gestion de copropriété conserve la comptabilité, les appels de fonds et la répartition des charges : les deux outils sont complémentaires.

Oui. Les immeubles disposent rarement d'un réseau fiable dans les parties communes, et les assemblées se tiennent souvent en soirée dans une salle sans couverture. Le module d'assemblée de LA-GEC fonctionne hors connexion.

• Émargement et enregistrement des présences sans réseau
• Saisie des pouvoirs et calcul des majorités en séance
• Enregistrement des votes résolution par résolution
• Synchronisation automatique au retour de connexion
• Procès-verbal généré puis notifié depuis le cabinet

Aucune ressaisie n'est nécessaire au retour : les données saisies en séance alimentent directement le dossier de l'immeuble.

Une collectivité reçoit des demandes par de nombreux canaux (guichet, courrier, téléphone, formulaires en ligne) qui se répartissent entre plusieurs services. L'enjeu est d'obtenir une vue unique de ce qui est arrivé, de qui en est responsable et de ce qui reste à traiter.

• Flux unique horodaté, quel que soit le canal d'arrivée
• Affectation au service compétent et suivi de la charge par direction
• Délai propre à chaque catégorie de demande, paramétré par la collectivité
• Parapheur électronique : chef de service, direction générale, élu délégué
• Portail usager pour le dépôt et le suivi des demandes en ligne
• Indicateurs de délai exploitables dans une démarche qualité

Les données sont hébergées en France et restituables en formats ouverts à la fin du contrat.

La gestion de la relation usager désigne l'ensemble des moyens par lesquels une collectivité reçoit, traite et suit les sollicitations de ses administrés. Un portail GRU en est la partie visible : un espace en ligne où l'usager dépose sa demande et en suit l'avancement.

• Dépôt d'une demande avec pièces jointes, sans se déplacer
• Signalement d'un désordre avec photo et géolocalisation
• Suivi de l'avancement par référence ou par compte usager
• Notifications automatiques à chaque étape du traitement
• Mesure de la satisfaction à la clôture de la demande

L'intérêt d'un portail intégré est que chaque dépôt alimente directement le flux de travail des services, sans transfert ni ressaisie. Le même principe s'applique à un portail client pour une entreprise ou à un portail copropriétaires pour un cabinet de syndic.

Dans la plupart des cas, non. Le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence préalables s'établit à 60 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services (article R2122-8 du Code de la commande publique). Un abonnement annuel de quelques milliers d'euros reste en deçà de ce seuil, y compris apprécié sur la durée du marché.

• Seuil de dispense de 60 000 € HT pour les fournitures et services
• Seuil porté à 100 000 € HT pour les marchés répondant à un besoin innovant (article R2122-9-1)
• Devis détaillé, modèle de délibération et note de qualification fournis sur demande

Les seuils ayant évolué à plusieurs reprises, il appartient à l'acheteur de vérifier les montants en vigueur à la date d'engagement de la consultation et d'apprécier lui-même la qualification de l'achat.

La difficulté n'est pas de recevoir les demandes, mais de savoir qui les traite. Dans une boîte partagée, une demande sans destinataire nommé reste souvent sans propriétaire.

• Attribution nominative dès la réception, manuelle ou automatique selon la catégorie
• Vue de la charge par collaborateur : en cours, en retard, à échéance proche
• Réaffectation en un geste lorsqu'un collaborateur sature
• Délégation automatique pendant les congés et les absences
• Matrice d'Eisenhower pour arbitrer entre urgence et importance

L'historique conserve qui a traité quoi, quand et avec quelle réponse : utile en cas de réclamation comme pour les entretiens d'équipe.

Un circuit de validation définit qui doit viser un document avant qu'il ne quitte l'organisation, et dans quel ordre. Dans LA-GEC, ces circuits se construisent visuellement, sans développement.

• Déclenchement conditionnel selon la catégorie, le montant, le client ou le niveau de risque
• Validation à un ou plusieurs niveaux, avec suppléant désigné
• Relance automatique du valideur avant l'échéance
• Signature électronique intégrée, avec archivage automatique
• Chaque visa daté et conservé dans l'historique du dossier

Un devis au-dessus d'un montant passe par le responsable, une réponse à une mise en demeure par le juridique, une convocation par la direction : le circuit s'applique automatiquement selon la nature de la demande.

Un délai se manque rarement par négligence : il se manque parce que personne ne l'a posé au moment où la demande est arrivée. LA-GEC associe une échéance à chaque demande dès sa réception.

• Délai propre à chaque catégorie de demande, défini par votre organisation
• Échéance calculée automatiquement à partir de la date d'arrivée
• Alerte au responsable avant le terme, pas au moment du dépassement
• Vue consolidée des échéances proches et des retards, par service et par personne
• Indicateurs de respect des délais exploitables en revue d'activité

Vous définissez vos propres règles : les délais réglementaires qui s'imposent à vous, vos engagements contractuels et vos objectifs internes de qualité de service.

Oui, à condition d'encadrer le traitement. Dans LA-GEC, les données personnelles sont pseudonymisées avant tout traitement par l'IA : noms, adresses postales, adresses électroniques et numéros de téléphone sont remplacés par des identifiants.

• L'analyse porte sur le contenu du document, pas sur les identités
• La réidentification intervient uniquement dans votre environnement, à l'affichage
• Un système RAG limite les extraits transmis à ceux auxquels l'utilisateur a droit
• Hébergement en France, sauvegardes et reprise d'activité dans l'Union européenne
• Contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD signé avant tout traitement

Ces données demeurent des données à caractère personnel au sens du RGPD et sont traitées comme telles. Les éléments nécessaires à votre analyse d'impact sont fournis sur demande.

La distinction est importante et souvent confondue. L'anonymisation rend la réidentification impossible de manière irréversible : les données ne relèvent alors plus du RGPD. La pseudonymisation remplace les éléments identifiants par des identifiants, en conservant la possibilité de faire le lien.

• Données anonymisées : réidentification impossible, hors champ du RGPD
• Données pseudonymisées : réidentification possible, données personnelles au sens du RGPD
• La pseudonymisation est une mesure de sécurité reconnue par l'article 32 du RGPD

LA-GEC pseudonymise les données avant traitement par l'IA. Nous employons ce terme et non celui d'anonymisation, parce qu'il décrit exactement ce que fait la plateforme.

Elle le peut, si vous l'y autorisez. Alicia, le collaborateur numérique de LA-GEC, dispose de dix actions activables indépendamment, réparties en trois niveaux. Aucune n'est active par défaut. Elle se présente toujours comme assistante numérique.

• Comprendre : affectation, catégorie et tag, échéance, alerte de risque
• Préparer : création de tâche, projet de réponse, relais vers un autre service
• Agir : envoi d'email, réponse sur le portail, courrier postal

La plupart des organisations démarrent au niveau « comprendre », puis ouvrent le périmètre au rythme qu'elles choisissent. Chaque action de Alicia est journalisée et reste réversible.

Une gestion électronique de documents classe et retrouve des fichiers. Une plateforme de gestion des demandes organise le travail que ces documents déclenchent : qui traite, dans quel délai, avec quelle validation, et avec quelle preuve à l'arrivée.

• Une GED répond à la question « où est ce document ? »
• Une plateforme de gestion des demandes répond à « qui s'en occupe, pour quand, et où en est-on ? »
• Les deux sont complémentaires : LA-GEC dispose d'une gestion documentaire intégrée et s'interface par API avec une GED existante

Le choix dépend de votre besoin réel : si vos documents sont bien rangés mais que les demandes se perdent entre les services, c'est le second besoin qu'il faut traiter.

LA-GEC regroupe plusieurs modules complémentaires :

Gestion des échanges : Courriers, emails, appels et visites centralisés. Attribution, transfert, rappels, favoris et traçabilité complète.
Pilotage de projet (Kanban, Gantt, budget) : Chaque échange ou tâche peut déclencher un projet ou être rattaché à un projet existant.
CRM Contacts : Carnet d'adresses enrichi, historique complet des échanges par contact, champs personnalisés.
Campagnes CRM : Envois SMS ou e-mail, tâches pour les utilisateurs (y compris terrain via lien sécurisé), synchronisées avec LA-GEC.
Portail citoyen / client (GRU) : Portail public en marque blanche pour le dépôt et le suivi des demandes en ligne, en option.
Assemblées : Séances, présences, dictée au micro et procès-verbal validé.
Absences & délégations : Absence planifiée, règles filtrées, réaffectation et restitution automatique.
Publipostage : Courriers personnalisés générés en masse depuis un modèle Word et vos contacts CRM.
Workflows automatisés : Règles Déclencheur → Condition → Action, sans code.
Efficacité des tâches : Évaluations après exécution, causes d'inefficacité, recommandations et tableaux de bord.
Signature de documents : Intégrée aux dossiers, suivi en temps réel, archivage automatique.
Gestion des droits : Droits fins par utilisateur, service ou rôle.
Pilotage qualité : Tableaux de bord, temps de réponse, compatible Qualiville®.
Recherche avancée : Recherche globale ou par critères multiples.

LA-GEC s'adapte à toutes les organisations. Quelle que soit la taille, vous pouvez utiliser LA-GEC. Plusieurs briques peuvent être déportées sur vos propres serveurs (fichiers, base de données, front-end). Seul le moteur de l'application reste sur les serveurs LA-GEC.

Aucune installation nécessaire. LA-GEC est une application SaaS entièrement hébergée sur nos serveurs. Un simple navigateur web suffit : depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

La matrice Eisenhower est un outil de priorisation intégré directement dans LA-GEC. Elle classe automatiquement chaque courrier dans l'un des 4 quadrants en combinant deux dimensions :

• L'importance : tagée manuellement sur le courrier (Oui / Non)
• L'urgence : calculée automatiquement chaque jour en fonction de la date limite

Le texte de chaque quadrant est personnalisable par votre organisation.

Chaque courrier peut avoir une date limite (date de réponse attendue). Vous paramétrez un seuil d'urgence : par exemple « Date limite −7 jours ».

Chaque nuit, LA-GEC recalcule automatiquement l'urgence de tous les courriers en attente :

• Si la date limite est encore loin → courrier classé Pas urgent
• Dès que la date limite est à moins de 7 jours → courrier bascule automatiquement en Urgent

Depuis l'interface d'administration, vous pouvez remplacer les textes par défaut des 4 quadrants par vos propres formulations métier :

• Urgent + Important → ex. « À répondre urgemment », « Traitement immédiat »
• Pas urgent + Important → ex. « Planifier », « A traiter cette semaine »
• Urgent + Pas important → ex. « A décaler », « Transmettre »
• Pas urgent + Pas important → ex. « A déléguer », « Archiver »

Ces textes apparaissent ensuite sur les courriers et dans les filtres du tableau de bord, permettant à chaque collaborateur de retrouver instantanément tous les courriers d'un quadrant.

Oui, de plusieurs façons :

• Filtres rapides : filtrez la liste des courriers par quadrant (urgent+important, etc.) en un clic
• Tableau de bord utilisateur : affichage des courriers groupés par quadrant Eisenhower
• Recherche avancée : combinez urgence + importance + catégorie + service pour des listes très ciblées

Un projet peut être créé depuis n'importe quel échange ou tâche. Lorsqu'un courrier, un email, un appel ou une action interne nécessite un suivi multi-étapes ou implique plusieurs intervenants, vous créez un projet directement depuis le dossier, ou rattachez l'échange à un projet existant.

Le tableau Kanban affiche les tâches en colonnes configurables (ex. : À faire, En cours, En attente, Terminé), avec assignation, échéances et checklists. L'onglet Pilotage ajoute un diagramme de Gantt (dates, durées, dépendances, jalons) et un suivi budgétaire (coûts planifiés, engagés et réels).

Les workflows suivent le principe Déclencheur → Condition → Action. Sans écrire une ligne de code, vous définissez des règles métier appliquées automatiquement.

Exemples de déclencheurs : courrier reçu, email entrant, statut modifié, délai écoulé.
Exemples de conditions : catégorie = Réclamation, urgence = Haute, non lu depuis 48h.
Exemples d'actions : attribuer au responsable, notifier, changer le statut, créer une tâche Kanban, demander une signature.

LA-GEC permet de mesurer le résultat réel d'une tâche après son exécution. Une évaluation peut être programmée quelques jours après la fin d'une tâche afin de vérifier si l'action a été efficace, partiellement efficace, inefficace ou non mesurable.

Cette logique s'applique aux tâches liées à vos dossiers, projets et actions de suivi. L'évaluateur désigné peut renseigner un commentaire, les causes d'inefficacité et les recommandations à appliquer ensuite.

L'évaluation mesure à la fois le résultat et le contexte de la tâche. LA-GEC conserve notamment :

• le statut d'efficacité : Efficace, Partiellement efficace, Inefficace ou Non mesurable
• la date de fin, la date prévue d'évaluation et l'évaluateur concerné
• les commentaires, causes d'inefficacité et recommandations de réévaluation ou d'amélioration
• la ventilation par service, projet ou collaborateur dans les tableaux de bord

Le CRM est un carnet d'adresses enrichi, connecté à l'historique de vos échanges. Pour chaque contact vous disposez de ses coordonnées, l'historique de tous les échanges rattachés, les projets liés et les champs personnalisés configurables par votre organisation.

Les campagnes CRM vont plus loin : elles ciblent vos contacts (filtres), planifient des relances (appels, tâches) et peuvent envoyer chaque matin un SMS avec un lien vers une page mobile pour les équipes terrain.

La signature est intégrée aux dossiers LA-GEC. Depuis un courrier ou un projet, vous envoyez une demande de signature. Le signataire est notifié, signe dans l'application, et le document signé est archivé automatiquement avec l'historique du dossier.

Cela évite les allers-retours par email, les impressions inutiles, et garantit une traçabilité complète.

Une campagne CRM cible un ensemble de contacts via des filtres (champs natifs ou personnalisés) pour leur envoyer des SMS ou des e-mails, ou pour déclencher des tâches destinées à vos utilisateurs : y compris ceux qui sont sur le terrain et ne peuvent pas se connecter à LA-GEC. Ils reçoivent alors un lien sécurisé pour réaliser des actions précises sur certains dossiers ; tout est synchronisé avec la solution LA-GEC.

La page Ma journée affiche la liste des contacts à traiter ce jour-là, avec deux onglets : À faire et Appels passés. Pour chaque contact : numéro à appeler, bouton Appeler, champ de commentaire obligatoire à la validation, bouton Terminer.

Si plusieurs opérateurs partagent la même liste, un contact traité disparaît pour tous après actualisation : évite les doublons d'appels.

Non. Le lien reçu par SMS ouvre une page web légère, sans installation. L'opérateur s'identifie une fois par session (nom ou code défini par l'organisation) : pas besoin d'être utilisateur LA-GEC ni de se connecter à chaque appel.

Les appels et commentaires sont tracés côté organisation : le bureau voit l'avancement en temps réel dans LA-GEC.

Les commentaires saisis après un appel sont enregistrés dans l'historique du contact, visibles depuis la fiche CRM dans LA-GEC : comme toute autre note ou échange rattaché au contact.

Oui. LA-GEC permet de configurer des champs personnalisés sur les contacts (texte, nombre, date, liste, etc.). Ces champs servent aussi de critères dans les filtres de campagnes : par exemple cibler tous les contacts dont « Prochaine livraison » est demain.

Le publipostage permet de générer des courriers personnalisés en masse à partir d'un modèle Word et d'une liste de contacts CRM. LA-GEC remplace automatiquement les variables de fusion ({{contact.nom}}, {{contact.adresse}}, {{compte.nom}}…), y compris vos champs personnalisés, puis convertit chaque document en PDF prêt à imprimer.

Avant de générer, LA-GEC détecte automatiquement les variables du modèle et signale les contacts incomplets. Vous choisissez ensuite :

• Recto simple ou recto / verso (calage automatique d'une page blanche si nécessaire)
• PDF unique ou lots de 250 courriers pour faciliter l'impression
• Feuille de bord en tête du lot et impression test pour caler la zone d'adresse

Chaque destinataire est suivi individuellement (généré, imprimé, expédié) et l'historique des envois reste consultable depuis la fiche du contact.

Le portail citoyen / client (aussi appelé portail usager ou GRU) est un portail public en marque blanche qui permet à vos usagers, clients ou adhérents de déposer leurs demandes en ligne et d'en suivre l'avancement en toute autonomie. Chaque demande arrive directement dans LA-GEC, prête à être traitée par le bon service.

Depuis le portail, un usager peut :

• Parcourir un catalogue de démarches classées par catégorie
• Déposer une demande via un formulaire personnalisé, avec pièces jointes (PDF, images)
• Suivre l'avancement de sa demande par numéro de référence et lien sécurisé, ou via un compte usager (« Mes demandes »)
• Échanger des messages avec le service en charge et répondre aux demandes de compléments
• Faire un signalement géolocalisé et donner un avis de satisfaction à la clôture

Chaque dépôt crée une demande avec un numéro de référence unique (ex. DEM-2026-00042), affectée automatiquement au service défini pour la démarche. Depuis LA-GEC, l'agent la retrouve dans le module Demandes GRU et peut :

• Changer le statut (Déposée, En cours de traitement, Complément demandé, Clôturée, Refusée) : avec notification à l'usager
• Répondre à l'usager ou ajouter des notes internes (non visibles par l'usager)
• Réaffecter la demande à un autre service ou agent, et télécharger les pièces jointes

Pas nécessairement. Selon la configuration, le dépôt peut être anonyme : l'usager reçoit alors un accusé de réception avec un lien de suivi sécurisé. Il peut aussi créer un compte (email + mot de passe, avec vérification par email) pour retrouver l'ensemble de ses demandes dans un espace « Mes demandes ». Certaines démarches peuvent en revanche exiger un compte.

Oui, entièrement. Vous configurez le portail en marque blanche : logo, couleur principale, nom du portail, message d'accueil et pied de page. Les démarches se construisent sans code : formulaires multi-étapes, champs variés (texte, date, liste, fichier, localisation…), logique conditionnelle, catégorie, service en charge, délai indicatif et accusé de réception personnalisé.

Environnements séparés par client : chaque client dispose de répertoires et bases de données propres, isolés des autres clients.
Stockage sur vos serveurs possible : les documents peuvent être hébergés sur votre propre infrastructure.
Backups multiples quotidiens : sauvegardes envoyées sur un NAS inaccessible depuis Internet.
Cryptage de bout en bout : toutes les données transitent en HTTPS chiffré.

Oui, de façon très granulaire. Chaque utilisateur dispose d'un profil avec des droits spécifiques par menu, par fonctionnalité et par type de courrier. Les menus non autorisés sont masqués automatiquement.

1 : Retro-planning : défini en fonction de votre date de démarrage souhaitée.
2 : Formation : pour l'administrateur et les utilisateurs principaux.
3 : Paramétrage : catégories, droits, workflows, matrice Eisenhower… configurés avec vous durant la formation.
4 : Phase Hyper-care : 2 à 4 semaines de suivi prioritaire pour répondre à toutes vos demandes dès le lancement.

Support 100% basé en France, joignable par trois canaux :

L'aide de LA-GEC est contextuelle : elle s'adapte automatiquement à la page sur laquelle vous vous trouvez.

Lorsque vous ouvrez l'aide, vous n'êtes pas redirigé vers un manuel général à parcourir : les informations affichées correspondent directement à la fonctionnalité que vous utilisez à cet instant.

Le complément Outlook LA-GEC vous permet d'envoyer un email directement dans LA-GEC sans quitter Outlook. En un clic sur le bouton « Envoyer dans LA-GEC » du ruban, vous pouvez :

• Créer un nouvel élément de type « Email » dans LA-GEC, avec le contenu complet du mail (corps + pièces jointes) et en choisissant le service destinataire, les catégories, le propriétaire et la date d'échéance.
• Rattacher l'email à un élément existant en le recherchant par ID, sujet ou mots-clés, puis en choisissant le type de document (réponse, document original, etc.).

Le complément fonctionne sur Outlook desktop (ancien et nouveau Outlook Windows/Mac), Outlook Web (OWA) et Outlook mobile.

Deux méthodes d'installation :

1. Depuis Microsoft AppSource (installation individuelle)

• Ouvrir Outlook (desktop ou web)
• Cliquer sur « Obtenir des compléments » ou « Applications » dans la barre d'outils
• Rechercher « LA-GEC »
• Cliquer sur « Ajouter »
• Le bouton « Envoyer dans LA-GEC » apparaît dans le ruban lors de la lecture d'un email

2. Déploiement centralisé par votre administrateur Microsoft 365 (recommandé en entreprise)

• L'administrateur M365 déploie le complément via le Centre d'administration Microsoft 365 → Applications intégrées
• Le complément apparaît automatiquement dans Outlook pour tous les utilisateurs du groupe concerné, sans action de leur part

Au premier usage, un écran de connexion s'affiche dans le panneau latéral :

1. Saisir l'adresse de votre instance LA-GEC (ex. : votre-organisation.la-gec.com). Cette adresse vous a été communiquée par votre administrateur LA-GEC. Elle est mémorisée pour les usages suivants.
2. Se connecter avec votre email et mot de passe habituels, ou via le bouton « Se connecter avec Microsoft » si votre organisation utilise l'authentification SSO Azure AD.

Une fois connecté, la session est maintenue automatiquement (renouvellement silencieux du jeton de sécurité). Vous n'aurez à vous reconnecter que si vous vous déconnectez manuellement ou si votre administrateur révoque votre accès.

1. Ouvrir ou sélectionner l'email à envoyer dans LA-GEC
2. Cliquer sur le bouton « Envoyer dans LA-GEC » dans le ruban Outlook
3. Le panneau s'ouvre avec le résumé de l'email (sujet, expéditeur, date)
4. Choisir le mode :
   : Créer un nouvel élément : sélectionner le service destinataire, éventuellement des catégories, un propriétaire, une date d'échéance et la direction (entrant / sortant).
   : Attacher à un élément existant : saisir des mots-clés pour retrouver l'élément, le sélectionner, puis choisir le type de document.
5. Cliquer sur « Envoyer dans LA-GEC » ou « Attacher dans LA-GEC »
6. Un écran de confirmation s'affiche avec un lien direct vers l'élément créé ou modifié

Vérifications à effectuer dans l'ordre :

• Assurez-vous d'avoir ouvert un email en lecture (le bouton n'apparaît qu'en mode lecture, pas en mode rédaction)
• Vérifiez que le complément est bien installé : Fichier → Gérer les compléments → Mes compléments → la ligne « LA-GEC » doit être présente et activée
• Si le complément est installé mais le bouton absent, essayez de redémarrer Outlook
• Sur Outlook Web : cliquer sur les « … » (plus d'actions) en haut de l'email : le bouton peut être masqué dans le menu « Plus »
• Si le problème persiste, contactez votre administrateur IT ou notre support : contact@la-gec.com

Oui, votre vie privée est totalement protégée.

• Vos identifiants et jetons de session sont stockés uniquement sur votre appareil (dans le stockage local du complément) et ne sont jamais transmis à des tiers.
• Le contenu de vos emails n'est transmis qu'à l'instance LA-GEC de votre organisation (hébergée en France), uniquement lors d'un clic explicite sur le bouton.
• LA-GEC SAS ne reçoit pas et n'analyse pas le contenu de vos emails.
• Aucune donnée n'est partagée avec des tiers, ni utilisée à des fins publicitaires.