FAQ
Les réponses vos questions les plus fréquentes sur notre solution LA-GEC !
LA-GEC est une application de Gestion Electronique de Courrier, l'application permet de scanner le courrier postal, l'attribuer, le gérer, le classer, y ajouter des annotations, le partager avec d'autres utilisateurs, etc.
Cela revient à ouvrir son courrier postal même lorsqu'on est en déplacement, le gérer, y répondre ou le transférer à un autre collaborateur, même si celui-ci est aussi en déplacement.
Dans une organisation, avoir une GEC permet de gagner du temps, de tracer les actions effectuées (a-t-on répondu au courrier, si oui, dans quel délai ?), de l'archiver pour le retrouver si besoin des années plus tard.
Les courriers, les réponses au courrier, les documents afférents sont dans un même "dossier", ce qui permet de gagner en efficacité et en productivité.
Cela revient à ouvrir son courrier postal même lorsqu'on est en déplacement, le gérer, y répondre ou le transférer à un autre collaborateur, même si celui-ci est aussi en déplacement.
Dans une organisation, avoir une GEC permet de gagner du temps, de tracer les actions effectuées (a-t-on répondu au courrier, si oui, dans quel délai ?), de l'archiver pour le retrouver si besoin des années plus tard.
Les courriers, les réponses au courrier, les documents afférents sont dans un même "dossier", ce qui permet de gagner en efficacité et en productivité.
La distribution des courriers : La distribution des courriers est immédiate, le destinataire peut lire son courrier dès que celui-ci lui est attribué.
La gestion du courrier : Offre la possibilité de saisir un nouveau courrier, définir sa priorité (urgence et/ou importance), ajouter des notes, le classer dès la saisie, et ajouter des courriers et des documents. L'utilisateur peut gérer ses courriers avec une interface proche de celle d'Outlook, définir l'importance, transférer le courrier, catégoriser, mettre un rappel, ou modifier le statut du courrier (lu, non lu, archivé, etc.).
Un courrier constitue un "dossier" dans lequel vous retrouvez le courrier lui-même, les conversations que vous avez effectuées avec vos collègues sur le courrier, les éventuelles réponses ou documents attachés au courrier, etc.
Le partage des courriers : Une organisation doit pouvoir partager rapidement certains courriers ou certaines réponses aux courriers, LA-GEC permet de partager un courrier manuellement ou automatiquement en fonction de différents critères.
Gestion des conversations sur les courriers : Permet de créer des conversations autour de chaque courrier, rendant le courrier disponible en lecture seule pour les utilisateurs de la conversation. Les conversations peuvent impliquer plusieurs utilisateurs, facilitant la collaboration et le partage d'informations sans avoir besoin d'envoyer des emails.
Envoi de nouveaux documents : Permet d'envoyer de nouveaux documents dans LA-GEC, soit en tant que nouveau courrier, soit en tant que pièce supplémentaire à un courrier.
La gestion des utilisateurs Permet de créer des utilisateurs qui auront accès à LA-GEC, de les rattacher à une direction, un service, ou un département, et de personnaliser leurs droits d’accès aux menus et aux courriers.
D'autres fonctionnalités incluent des aspects tels que l'archivage de documents, la recherche et le filtrage de courriers, la personnalisation de l'interface utilisateur, et d'autres options de configuration et de gestion des documents.
La gestion du courrier : Offre la possibilité de saisir un nouveau courrier, définir sa priorité (urgence et/ou importance), ajouter des notes, le classer dès la saisie, et ajouter des courriers et des documents. L'utilisateur peut gérer ses courriers avec une interface proche de celle d'Outlook, définir l'importance, transférer le courrier, catégoriser, mettre un rappel, ou modifier le statut du courrier (lu, non lu, archivé, etc.).
Un courrier constitue un "dossier" dans lequel vous retrouvez le courrier lui-même, les conversations que vous avez effectuées avec vos collègues sur le courrier, les éventuelles réponses ou documents attachés au courrier, etc.
Le partage des courriers : Une organisation doit pouvoir partager rapidement certains courriers ou certaines réponses aux courriers, LA-GEC permet de partager un courrier manuellement ou automatiquement en fonction de différents critères.
Gestion des conversations sur les courriers : Permet de créer des conversations autour de chaque courrier, rendant le courrier disponible en lecture seule pour les utilisateurs de la conversation. Les conversations peuvent impliquer plusieurs utilisateurs, facilitant la collaboration et le partage d'informations sans avoir besoin d'envoyer des emails.
Envoi de nouveaux documents : Permet d'envoyer de nouveaux documents dans LA-GEC, soit en tant que nouveau courrier, soit en tant que pièce supplémentaire à un courrier.
La gestion des utilisateurs Permet de créer des utilisateurs qui auront accès à LA-GEC, de les rattacher à une direction, un service, ou un département, et de personnaliser leurs droits d’accès aux menus et aux courriers.
D'autres fonctionnalités incluent des aspects tels que l'archivage de documents, la recherche et le filtrage de courriers, la personnalisation de l'interface utilisateur, et d'autres options de configuration et de gestion des documents.
Des environnements séparés par client : Chaque client possède un environnement propre (répertoires, bases de données), ce qui garanti que les données ne puissent pas être vues par d'autres clients de LA-GEC.
Utiliser votre propre stockage : Il est possible d'utiliser votre propre serveur pour le stockage de tous les documents. L'intelligence de l'application reste sur les serveurs de LA-GEC mais toutes les données peuvent être déportées sur votre propre serveur.
Des backups réguliers : Des backups de tous les documents et bases de données sont effectuées plusieurs fois par jour. Les backups sont envoyés sur un NAS inaccessible depuis internet, ce qui garanti la sécurité des sauvegardes.
La formation et l'anticipation : La formation du personnel aux meilleures pratiques de sécurité est essentielle pour éviter les erreurs humaines souvent exploitées par les cybercriminels.
Cryptage des données : Les données transitant entre le poste utilisateur et nos serveurs sont cryptées de bout en bout. Cela reste une des mesures les plus efficaces pour protéger la communication et prévenir l'usurpation d'identité.
Utiliser votre propre stockage : Il est possible d'utiliser votre propre serveur pour le stockage de tous les documents. L'intelligence de l'application reste sur les serveurs de LA-GEC mais toutes les données peuvent être déportées sur votre propre serveur.
Des backups réguliers : Des backups de tous les documents et bases de données sont effectuées plusieurs fois par jour. Les backups sont envoyés sur un NAS inaccessible depuis internet, ce qui garanti la sécurité des sauvegardes.
La formation et l'anticipation : La formation du personnel aux meilleures pratiques de sécurité est essentielle pour éviter les erreurs humaines souvent exploitées par les cybercriminels.
Cryptage des données : Les données transitant entre le poste utilisateur et nos serveurs sont cryptées de bout en bout. Cela reste une des mesures les plus efficaces pour protéger la communication et prévenir l'usurpation d'identité.
Le modèle SaaS : LA-GEC est une application SaaS, c'est-à-dire qu'elle est entièrement déportée sur nos serveurs. Vous n'avez rien à installer, un simple navigateur vous permet d'utiliser LA-GEC immédiatement.
LA-GEC s'adapte à toutes les organisations : Quelle que soit la taille de votre organisation et votre mode de fonctionnement, vous pourrez utiliser LA-GEC.
Notre application comporte plusieurs briques qui peuvent être déportées sur vos serveurs : la partie Fichiers, la base de données et le Front-end. Seul le moteur de l'application reste obligatoirement sur nos serveurs.
Utilisation de nos API : Toutes les fonctionnalités de LA-GEC sont accessibles via nos API. Cela vous permet d'utiliser les fonctionnalités LA-GEC dans n'importe quel ERP ou GED, simplement en développant des modules qui s'interconnectent avec nos API.
Notre application comporte plusieurs briques qui peuvent être déportées sur vos serveurs : la partie Fichiers, la base de données et le Front-end. Seul le moteur de l'application reste obligatoirement sur nos serveurs.
Utilisation de nos API : Toutes les fonctionnalités de LA-GEC sont accessibles via nos API. Cela vous permet d'utiliser les fonctionnalités LA-GEC dans n'importe quel ERP ou GED, simplement en développant des modules qui s'interconnectent avec nos API.
Les conversations sur les courriers Lorsqu'on reçoit un courrier, il est fréquent de devoir partager le courrier avec d'autres services. Par exemple, si le service Finance reçoit un CV, il doit le partager avec le département Ressources Humaines.
Les conversations permettent de rendre disponible en lecture seule pour les utilisateurs de la conversation. Les conversations peuvent impliquer plusieurs utilisateurs, facilitant la collaboration et le partage d'informations sans avoir besoin d'envoyer des emails.
Tout reste centralisé autour du courrier qui constitue un "dossier" rassemblant le courrier lui-même, les conversations, les éventuels documents attachés, etc.
La gestion des utilisateurs : Il est possible de donner le droit à certains utilisateurs d'accéder à tous les courriers et/ou à toutes les réponses aux courriers.
Un workflow de validation : Selon certains critères, il est possible de faire valider la réponse à un courrier à un utilisateur (par exemple, faire valider toutes les réponses aux courriers reçus en accusés de réception par le responsable du service concerné).
Différents workflow peuvent être mis en place en fonction de l'organisation de votre entreprise.
Les conversations permettent de rendre disponible en lecture seule pour les utilisateurs de la conversation. Les conversations peuvent impliquer plusieurs utilisateurs, facilitant la collaboration et le partage d'informations sans avoir besoin d'envoyer des emails.
Tout reste centralisé autour du courrier qui constitue un "dossier" rassemblant le courrier lui-même, les conversations, les éventuels documents attachés, etc.
La gestion des utilisateurs : Il est possible de donner le droit à certains utilisateurs d'accéder à tous les courriers et/ou à toutes les réponses aux courriers.
Un workflow de validation : Selon certains critères, il est possible de faire valider la réponse à un courrier à un utilisateur (par exemple, faire valider toutes les réponses aux courriers reçus en accusés de réception par le responsable du service concerné).
Différents workflow peuvent être mis en place en fonction de l'organisation de votre entreprise.
Une gestion des droits intelligente : Chaque utilisateur peut avoir un profil et des droits spécifiques. Les menus et différentes fonctionnalités sont soumise à des droits utilisateurs.
La sécurité de l'application empêche les utilisateurs de pouvoir accéder à des fonctionnalités et des courriers sans y être autorisés.
La sécurité de l'application empêche les utilisateurs de pouvoir accéder à des fonctionnalités et des courriers sans y être autorisés.
L'avantage du SaaS : Grâce à la licence d'utilisation en SaaS, vous n'avez rien à faire de particulier. Tous les utilisateurs autorisés pourront accéder à LA-GEC.
Les étapes de mise en place :
1 - Un retro-planning est mis en place en fonction de la date de démarrage prévue.
2 - Une formation pour l'administrateur et les utilisateurs principaux est mise en place.
3 - Durant la formation, nous paramétrons le logiciel (catégories, droits utilisateurs, workflow) afin qu'il réponde à vos besoins. Lors de cette phase, nous pouvons être amenés à créer de la documentation en fonction de vos besoins.
4 - Une phase "Hyper-care" qui dure généralement entre deux semaines à un mois, durant laquelle vous êtes prioritaires sur toutes les demandes afin d'être le plus réactif possible.
1 - Un retro-planning est mis en place en fonction de la date de démarrage prévue.
2 - Une formation pour l'administrateur et les utilisateurs principaux est mise en place.
3 - Durant la formation, nous paramétrons le logiciel (catégories, droits utilisateurs, workflow) afin qu'il réponde à vos besoins. Lors de cette phase, nous pouvons être amenés à créer de la documentation en fonction de vos besoins.
4 - Une phase "Hyper-care" qui dure généralement entre deux semaines à un mois, durant laquelle vous êtes prioritaires sur toutes les demandes afin d'être le plus réactif possible.
Différentes possibilités de recherche sont offertes aux utilisateurs :
- une recherche générale qui permet de rechercher un mot-clé dans toute l'application (courriers, notes, conversations, etc.)
- une recherche avancée sur les courriers : en fonction de différents critères du courrier (est-on en destinataire principal ou en copie, urgence, importance, catégorie, dates, etc.)
- une recherche plus spécifique à la qualité : quels sont les courriers sur lesquels le temps de réponse est respecté ou pas (en fonction du type de réponse, des catégories du courrier, etc.)
Les favoris utilisateur : Les utilisateurs peuvent mettre en favoris des courriers afin de les retrouver plus rapidement
Les rappels : Les utilisateurs peuvent programmer des rappels sur des courriers en ajoutant des commentaires
Le tableau de bord : Un tableau de bord propre à chaque utilisateur lui permet de voir directement les courriers reçus, ceux importants, en retard de réponse, les conversations non lues, etc.
- une recherche générale qui permet de rechercher un mot-clé dans toute l'application (courriers, notes, conversations, etc.)
- une recherche avancée sur les courriers : en fonction de différents critères du courrier (est-on en destinataire principal ou en copie, urgence, importance, catégorie, dates, etc.)
- une recherche plus spécifique à la qualité : quels sont les courriers sur lesquels le temps de réponse est respecté ou pas (en fonction du type de réponse, des catégories du courrier, etc.)
Les favoris utilisateur : Les utilisateurs peuvent mettre en favoris des courriers afin de les retrouver plus rapidement
Les rappels : Les utilisateurs peuvent programmer des rappels sur des courriers en ajoutant des commentaires
Le tableau de bord : Un tableau de bord propre à chaque utilisateur lui permet de voir directement les courriers reçus, ceux importants, en retard de réponse, les conversations non lues, etc.
Un support réactif et situé en France : Le support de LA-GEC est installé à 100% en France. Il est possible de le contacter par téléphone ou via notre application dédiée (recommandé pour plus de rapidité et de traçabilité).
Le lien vers notre application de support est donné lors de la formation aux utilisateurs.
Le lien vers notre application de support est donné lors de la formation aux utilisateurs.