FAQ — LA-GEC

LA-GEC regroupe plusieurs modules complémentaires :

Gestion des échanges — Courriers, emails, appels et visites centralisés. Attribution, transfert, rappels, favoris et traçabilité complète.
Gestion de projet Kanban — Chaque échange peut déclencher un projet ou être rattaché à un projet existant.
CRM Contacts — Carnet d'adresses enrichi, historique complet des échanges par contact.
Workflows automatisés — Règles Déclencheur → Condition → Action, sans code.
Signature de documents — Intégrée aux dossiers, suivi en temps réel, archivage automatique.
Gestion des droits — Droits fins par utilisateur, service ou rôle.
Pilotage qualité — Tableaux de bord, temps de réponse, compatible Qualiville®.
Recherche avancée — Recherche globale ou par critères multiples.

LA-GEC s'adapte à toutes les organisations. Quelle que soit la taille, vous pouvez utiliser LA-GEC. Plusieurs briques peuvent être déportées sur vos propres serveurs (fichiers, base de données, front-end). Seul le moteur de l'application reste sur les serveurs LA-GEC.

Aucune installation nécessaire. LA-GEC est une application SaaS entièrement hébergée sur nos serveurs. Un simple navigateur web suffit — depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

La matrice Eisenhower est un outil de priorisation intégré directement dans LA-GEC. Elle classe automatiquement chaque courrier dans l'un des 4 quadrants en combinant deux dimensions :

• L'importance : tagée manuellement sur le courrier (Oui / Non)
• L'urgence : calculée automatiquement chaque jour en fonction de la date limite

Le texte de chaque quadrant est personnalisable par votre organisation.

Chaque courrier peut avoir une date limite (date de réponse attendue). Vous paramétrez un seuil d'urgence : par exemple « Date limite −7 jours ».

Chaque nuit, LA-GEC recalcule automatiquement l'urgence de tous les courriers en attente :

• Si la date limite est encore loin → courrier classé Pas urgent
• Dès que la date limite est à moins de 7 jours → courrier bascule automatiquement en Urgent

Depuis l'interface d'administration, vous pouvez remplacer les textes par défaut des 4 quadrants par vos propres formulations métier :

• Urgent + Important → ex. « À répondre urgemment », « Traitement immédiat »
• Pas urgent + Important → ex. « Planifier », « A traiter cette semaine »
• Urgent + Pas important → ex. « A décaler », « Transmettre »
• Pas urgent + Pas important → ex. « A déléguer », « Archiver »

Ces textes apparaissent ensuite sur les courriers et dans les filtres du tableau de bord, permettant à chaque collaborateur de retrouver instantanément tous les courriers d'un quadrant.

Oui, de plusieurs façons :

• Filtres rapides : filtrez la liste des courriers par quadrant (urgent+important, etc.) en un clic
• Tableau de bord utilisateur : affichage des courriers groupés par quadrant Eisenhower
• Recherche avancée : combinez urgence + importance + catégorie + service pour des listes très ciblées

Un projet peut être créé depuis n'importe quel échange. Lorsqu'un courrier, un email ou un appel nécessite un suivi multi-étapes ou implique plusieurs intervenants, vous créez un projet Kanban directement depuis le dossier — ou rattachez l'échange à un projet existant.

Le tableau Kanban affiche les tâches en colonnes configurables (ex. : À faire, En cours, En attente, Terminé). Chaque tâche peut être assignée avec une date d'échéance.

Les workflows suivent le principe Déclencheur → Condition → Action. Sans écrire une ligne de code, vous définissez des règles métier appliquées automatiquement.

Exemples de déclencheurs : courrier reçu, email entrant, statut modifié, délai écoulé.
Exemples de conditions : catégorie = Réclamation, urgence = Haute, non lu depuis 48h.
Exemples d'actions : attribuer au responsable, notifier, changer le statut, créer une tâche Kanban, demander une signature.

Le CRM est un carnet d'adresses enrichi, connecté à l'historique de vos échanges. Pour chaque contact vous disposez de ses coordonnées, l'historique de tous les échanges rattachés et les projets liés.

La signature est intégrée aux dossiers LA-GEC. Depuis un courrier ou un projet, vous envoyez une demande de signature. Le signataire est notifié, signe dans l'application, et le document signé est archivé automatiquement avec l'historique du dossier.

Cela évite les allers-retours par email, les impressions inutiles, et garantit une traçabilité complète.

Environnements séparés par client : chaque client dispose de répertoires et bases de données propres, isolés des autres clients.
Stockage sur vos serveurs possible : les documents peuvent être hébergés sur votre propre infrastructure.
Backups multiples quotidiens : sauvegardes envoyées sur un NAS inaccessible depuis Internet.
Cryptage de bout en bout : toutes les données transitent en HTTPS chiffré.

Oui, de façon très granulaire. Chaque utilisateur dispose d'un profil avec des droits spécifiques par menu, par fonctionnalité et par type de courrier. Les menus non autorisés sont masqués automatiquement.

1 — Retro-planning : défini en fonction de votre date de démarrage souhaitée.
2 — Formation : pour l'administrateur et les utilisateurs principaux.
3 — Paramétrage : catégories, droits, workflows, matrice Eisenhower… configurés avec vous durant la formation.
4 — Phase Hyper-care : 2 à 4 semaines de suivi prioritaire pour répondre à toutes vos demandes dès le lancement.

Support 100% basé en France, joignable par trois canaux :

L'aide de LA-GEC est contextuelle : elle s'adapte automatiquement à la page sur laquelle vous vous trouvez.

Lorsque vous ouvrez l'aide, vous n'êtes pas redirigé vers un manuel général à parcourir : les informations affichées correspondent directement à la fonctionnalité que vous utilisez à cet instant.