Le logiciel LA-GEC offre plusieurs fonctionnalités clés pour la Gestion Electronique de Courrier et l'archivage des documents.
Le partage d'un courrier fait partie des fonctionnalités principales et il peut se faire de différentes façons dans LA-GEC, en fonction des besoins
1. Dans quels cas partager un courrier ?
Toutes les organisations ont besoin de partager leur courrier. Les départements ou services des entreprises ne sont pas isolés les uns des autres et il est nécessaire de diffuser l'information rapidement, de façon sécurisée et de manière efficiente.
2. Le partage du courrier lors de la création d'un courrier :
Lorsque l'on enregistre un nouveau courrier dans LA-GEC, il est possible de mettre en copie un ou plusieurs utilisateurs. Les personnes qui sont en copie ne pourront pas modifier le courrier, elles pourront seulement le consulter.
Les employés qui sont en copie reçoivent un email pour les informer qu'ils ont un courrier qu'ils ont reçu pour information (et non pour faire une action dessus).
3. Les conversations sur les courriers :
Lorsque l'on ouvre une conversation avec un ou plusieurs utilisateurs sur un courrier, ces utilisateurs pourront alors voir le courrier. Cela peut être utile pour demander un avis sur un courrier ou simplement pour partager l'inforamtion donnée par le courrier.
Les utilisateurs qui sont dans la conversation ne peuvent que lire le courrier et ne peuvent pas apporter de modification (sauf le propriétaire du courrier). Si un utilisateur est supprimé de la conversation, il ne peut plus accéder au courrier.
4. Le workflow du courrier :
Des automatismes existent dans LA-GEC permettant par exemple de mettre systématiquement un service ou une personne en copie de certains courriers (les courriers reçus en recommandés par exemple).
Il est également possible de créer des automatismes pour faire valider une réponse à un courrier (selon le type de courrier par exemple).
Ces workflow permettent de partager un courrier ou une réponse à un courrier de façon automatique et sécurisée.
5. Les droits utilisateurs :
Les droits utilisateurs permettent de donner accès à tous les courriers à un profil utilisateur. Il n'y a pas à proprement parler de partage du courrier, mais simplement l'utilisateur n'est pas restreint sur les courriers, il accède à une page permettant de voir tous les courriers.
La même fonctionnalité permet de voir toutes les réponses données aux courriers de l'entreprise.
Généralement, ces droits sont donnés uniquement à l'équipe de la Direction.
LA-GEC, un outil collaboratif et sécurisé
LA-GEC a été pensé pour être un outil collaboratif, de pouvoir partager l'information de façon intuitive et sécurisée. Dans tous les cas de partage, seuls les utilisateurs habilités peuvent accéder au courrier. La sécurité et la confidentialité sont au coeur de LA-GEC, les utilisateurs qui n'auraient pas les droits nécessaires ne peuvent pas accéder aux courriers qui ne leur sont pas partagés.