Comment une GEC aide-t-elle à se conformer au RGPD ?
La Gestion Électronique du Courrier (GEC) ne se limite pas à la numérisation et au suivi des courriers. Elle joue un rôle clé dans la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), obligatoire pour toutes les organisations traitant des données personnelles depuis 2018.
Pourquoi le RGPD concerne aussi la gestion du courrier
Chaque courrier, qu’il soit papier ou électronique, peut contenir des données personnelles : noms, adresses, informations fiscales ou médicales. Une mauvaise manipulation de ces informations expose l’entreprise à des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial (source : CNIL).
Les apports concrets d’une GEC pour la conformité RGPD
- Traçabilité complète : chaque courrier est enregistré, daté et attribué à un responsable identifié, garantissant la transparence des traitements.
- Gestion des droits d’accès : seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier un document contenant des données personnelles.
- Suppression et archivage conformes : la GEC définit des durées de conservation automatiques, respectant les obligations de suppression après usage.
- Chiffrement des données : les courriers numériques et métadonnées sont protégés contre tout accès non autorisé, y compris lors du transfert.
- Historique des actions : la solution enregistre toutes les opérations effectuées (lecture, modification, suppression), utile en cas d’audit RGPD.
Bonnes pratiques à mettre en place
- Former les collaborateurs à la manipulation des données sensibles.
- Mettre à jour la politique interne de confidentialité.
- Utiliser un fournisseur de GEC garantissant l’hébergement des données en Union Européenne.
- Planifier des audits réguliers pour vérifier la conformité et les journaux d’accès.
Chiffres clés
- Près de 60 % des entreprises ont encore des difficultés à prouver leur conformité RGPD lors d’un contrôle (source : CNIL).
- Une GEC bien paramétrée peut réduire de 80 % les risques d’exposition liés aux erreurs humaines dans la manipulation des documents sensibles.
En résumé
Adopter une solution de GEC conforme au RGPD, c’est garantir la sécurité, la transparence et la traçabilité de chaque document. Au-delà de la conformité, c’est un investissement dans la confiance numérique et la crédibilité de votre organisation.
"La confiance est la monnaie de l’ère numérique."
— Satya Nadella, PDG de Microsoft