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fonctionnalités
Une solution de gestion électronique de courrier unique !
Comment partager le courrier avec un de mes collaborateurs ?
Vous avez besoin de l'avis d'un collaborateur sur un dossier ?
Une fonctionnalité permet d'ouvrir des discussions sur un courrier enregistré dans LA-GEC.
Les personnes faisant partie du groupe de discussion peuvent voir le courrier mais ne peuvent pas le
modifier.
Exemple concret :
Le service Courrier enregistre un CV reçu et l'attribue à Paul du service Finance.
Paul ouvre une discussion avec le service RH. Le service RH a accès au CV, il peut voir les
informations du courrier (catégorie, urgence, importance, etc.). Il pourra contacter
le candidat et informer Paul de l'évolution du recrutement dans la conversation.
Comment transférer rapidement un courrier à une personne ?
Vous avez dans votre espace LA-GEC un courrier qui ne vous concerne pas ?
Pour le transférer, rien de plus simple : un bouton "Transférer" vous permet d'attribuer le courrier à une autre personne de votre organisation.
Exemple concret :
Le service Courrier enregistre un devis reçu et l'attribue à André du service Finance.
Les devis doivent normalement être attribués au service Achat, quel que soit l'objet du devis.
André peut simplement transférer le courrier au service Achat.
Il ne verra plus le courrier dans sa
boite et le service Achat
pourra gérer le courrier comme s'il lui avait été attribué directement.
Comment mettre un rappel sur un courrier ?
Vous avez un courrier à traiter dans 15 jours et vous craignez d'oublier ?
LA-GEC vous permet de créer un rappel à un jour et une heure précise.
Vous pouvez également ajouter le courrier à vos favoris pour le retrouver plus rapidement.
Exemple concret :
Vous organisez la rencontre des associations dans votre ville, vous avez envoyé à chaque association un
courrier à J-60. Vous voulez rappeler par email aux associations
à J-15 l'événement. Vous pouvez ajouter un rappel sur le courrier
A J-15 9h15, vous serez notifié (par email et dans l'application) du rappel !
Quelle traçabilité sur un courrier ?
Vous avez besoin de retrouver l'historique de ce qu'il s'est passé sur un courrier ?
Une fois le courrier enregistré dans LA-GEC, celui-ci conserve l'historique de toutes les
actions effectuées :
à quelle date/heure le courrier vous a été attribué, quand est-ce qu'il a été lu,
quand est-ce que vous avez apporté des modifications (catégorie, urgence, importance), si le courrier vous a
été transféré, etc.
Exemple concret :
Un courrier recommandé arrive et il est attribué à la mauvaise personne.
Le courrier est transféré 3 jours plus tard à la bonne personne qui n'a pas le temps de répondre à temps au
courrier.
L'expéditeur se plaint de ne pas recevoir la réponse à temps. L'historique permet de retracer ce qu'il s'est
passé sur le courrier
et d'améliorer les processus pour ne plus reproduire l'erreur qui a causé un retard de réponse.
LA-GEC permet-elle de vérifier la qualité de service rendue aux usagers ?
Vous souhaitez améliorer votre organisation ?
LA-GEC intègre une partie qualité qui vous permet de suivre les temps de réponse pour chaque
type de courrier.
Que vous ayez besoin de statistiques personnalisés ou que vous utilisiez le référentiel Qualiville®, vous
pourrez consulter et
exporter les résultats dans Excel.
Exemple concret :
Vous demandez à être certifié Qualiville, ou simplement vous souhaitez étudier la qualité de service rendue
à vos clients ou usagers ?
Accédez à la page "Courriers statistiques", un tableau et des graphiques vous indiquent clairement les temps
de réponse pour chaque service, type de courrier, etc.
Quelle ergonomie propose LA-GEC ?
Vous appréhendez l'utilisation d'un outil digital dans votre organisation ?
L'application LA-GEC a été étudiée pour être simple d'utilisation tout en ayant une souplesse
de paramétrage.
Un tableau de bord permet à chaque utilisateur voir précisément l'avancement de son travail.
LA-GEC peut facilement être modifié par nos équipes pour répondre à vos demandes de fonctionnalités !
Exemple concret :
Tout le monde utilise les emails, nous avons donc basé l'ergonomie sur l'utilisation des logiciels les plus
connus, ce qui permet une prise en main rapide.
La gestion des droits utilisateurs permet également de supprimer les pages et fonctionnalités qui ne
seraient pas utilisées.
Ainsi, l'utilisateur se retrouve avec le strict nécessaire, ce qui permet de lui faciliter la gestion de ses
courriers.